Koordynator/Koordynatorka Biura Zarządu

Do naszego zespołu poszukujemy osoby na stanowisko Koordynatora/Koordynatorki Biura
Zarządu, która zadba o sprawne funkcjonowanie biura od strony administracyjnej i
organizacyjnej. Osoba na tym stanowisku będzie odpowiadać m.in. za obieg dokumentów i informacji, prowadzenie rejestrów, organizację pracy biura, wsparcie pracowników oraz
bieżący kontakt z klientami, dostawcami i firmami zewnętrznymi.
Szukamy osoby dobrze zorganizowanej, samodzielnej i dokładnej, która potrafi sprawnie
koordynować wiele zadań jednocześnie i dba o to, aby bieżące sprawy administracyjne były realizowane terminowo.

Zakres obowiązków:

  • kompleksowa obsługa administracyjno-biurowa biura Zarządu,
  • prowadzenie i aktualizacja rejestrów oraz ewidencji, m.in. sprzętu, dostępów, floty,bkorespondencji i kosztów biurowych,
  • koordynowanie działań w zakresie ochrony danych osobowych i zgodności z RODO
  • zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów i informacji w firmie,
  • przygotowywanie raportów, zestawień i prezentacji w Excelu, PowerPoint i Canva,
  • prowadzenie kalendarza spotkań oraz monitorowanie ważnych terminów,
  • wsparcie procesów onboardingu i offboardingu pracowników biurowych, w tym przygotowywanie stanowisk pracy i wydawanie sprzętu,
  • monitorowanie terminów związanych z samochodami służbowymi oraz prowadzenie ewidencji kilometrów,
  • bieżąca współpraca z klientami, dostawcami, firmami kurierskimi i urzędami,
  • obsługa recepcji oraz wsparcie pracowników i interesantów,
  • zapewnienie zaopatrzenia biura w materiały biurowe i artykuły spożywcze,
  • koordynowanie zgłoszeń dotyczących awarii, napraw i serwisu urządzeń oraz infrastruktury biurowej,
  • realizacja bieżących zadań administracyjnych i organizacyjnych oraz stosowanie
  • obowiązujących procedur.

Wymagania:

  • doświadczenie w pracy administracyjno-biurowej – warunek konieczny,
  • bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność ustalania priorytetów,
  • samodzielność, odpowiedzialność i dokładność,
  • umiejętność sprawnego koordynowania wielu zadań jednocześnie,
  • dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności Excel i PowerPoint,
  • komunikatywność i swoboda w kontaktach z pracownikami, klientami i dostawcami,

Mile widziane

  • prawo jazdy kat. B
  • znajomość Canva będzie dodatkowym atutem,
  • doświadczenie w koordynacji biura, administracji floty lub obsłudze Zarządu.

Oferujemy:

  • elastyczną formę współpracy (Umowa o pracę, Umowa zlecenie lub kontrakt B2B),
  • możliwość rozwoju zawodowego i zdobywania nowych kompetencji,
  • pakiet benefitów pozapłacowych (dofinansowanie do karty sportowe oraz opieki medycznej)
  • biuro w biznesowym centrum Gdańska

Aplikuj!