Z początkiem czerwca 2025 roku weszła w życie nowa ustawa regulująca zasady powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Polski. Ustawa (Dz.U. 2025 poz. 621, druk sejmowy nr 949) wprowadziła szereg istotnych zmian, które znacząco wpływają na sposób zatrudniania obcokrajowców. Dotyczą one nie tylko formalności administracyjnych, ale też odpowiedzialności pracodawców i warunków, które muszą zostać spełnione, aby zatrudnienie było legalne. Nowe przepisy obejmują m.in. elektronizację procedur, obowiązek przesyłania umów, zaostrzone kontrole, a także możliwość ograniczania dostępu do niektórych zawodów dla osób spoza Polski. Szczególny nacisk położono na eliminację nielegalnych praktyk, zwiększenie transparentności zatrudnienia i wzmocnienie pozycji legalnie działających firm. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność bieżącego śledzenia przepisów i skrupulatnego raportowania zatrudnienia cudzoziemców. Dla pośredników pracy oraz agencji zatrudnienia – większą odpowiedzialność i obowiązek zgodności z nowymi wymogami. Cudzoziemcy z kolei muszą zwrócić uwagę, czy ich zezwolenia są dostosowane do zmieniających się realiów rynku pracy. Poniżej omawiamy, co dokładnie zmieniła ustawa i na co należy uważać, aby uniknąć wysokich kar.
Nowe warunki dopuszczalności – co oznacza legalne zatrudnienie cudzoziemca?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, zatrudnienie cudzoziemca w Polsce jest legalne tylko wtedy, gdy spełnione są konkretne warunki dopuszczalności. Istotne znaczenie ma tu posiadanie przez pracodawcę stosownego dokumentu – oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi lub zezwolenia na pracę, a także złożenie odpowiedniej umowy w języku polskim. Od 1 czerwca 2025 r. pracodawca ma obowiązek przekazania kopii tej umowy drogą elektroniczną do właściwego urzędu jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia. Co więcej, umowa musi dokładnie odzwierciedlać warunki wskazane w dokumentach legalizujących pobyt i pracę – dotyczy to m.in. stanowiska, wynagrodzenia i czasu pracy. Każde odstępstwo od tych danych bez uprzedniej aktualizacji dokumentów może zostać potraktowane jako naruszenie. Dopuszczalność zatrudnienia warunkuje również fakt, czy dana osoba posiada odpowiedni tytuł pobytowy, który zezwala na wykonywanie pracy. Jeśli cudzoziemiec ma tylko wizę turystyczną lub przebywa w Polsce nielegalnie, powierzenie mu pracy będzie naruszeniem ustawy i wiąże się z dotkliwą karą finansową.
Elektronizacja procedur i obowiązek przesyłania dokumentów
Jednym z założeń nowelizacji jest pełna cyfryzacja procesu zatrudniania cudzoziemców. Pracodawcy są zobowiązani do korzystania z platformy praca.gov.pl, za pośrednictwem której dokonują rejestracji oświadczeń, składania wniosków o zezwolenie na pracę, a także przesyłają kopie zawartych umów. Brak przesłania takiej umowy skutkuje nieważnością procesu legalizacji i uznaniem pracy za nielegalną – nawet jeśli wszystkie inne dokumenty zostały poprawnie przygotowane. System ma zapewnić większą kontrolę i transparentność oraz ułatwić inspekcjom natychmiastowy dostęp do danych. Dla wielu przedsiębiorców może to być wyzwaniem organizacyjnym, szczególnie w mniejszych firmach, które do tej pory posługiwały się dokumentacją papierową. Wymagana jest też większa precyzja w przestrzeganiu terminów – umowa o pracę sezonową musi być zgłoszona nie później niż w ciągu 7 dni od podjęcia zatrudnienia.
Nowym, obowiązkowym elementem procedury jest również wymóg sporządzenia umowy w języku zrozumiałym dla cudzoziemca. To pracodawca musi zadbać o to, aby treść dokumentu była dla pracownika w pełni czytelna – najczęściej oznacza to konieczność przetłumaczenia jej na język ojczysty zatrudnianej osoby lub inny, który swobodnie rozumie. Brak takiego tłumaczenia może zostać potraktowany jako złamanie warunków dopuszczalności i skutkować nałożeniem kary. Jeśli umowa jest sporządzona w języku obcym, wymaga tłumaczenia przysięgłego na język polski.
Listy zawodów z ograniczonym dostępem – nowa kompetencja starostów
Ustawa z czerwca 2025 roku wprowadziła mechanizm lokalnego ograniczania dostępu do wybranych zawodów. Starostowie uzyskali uprawnienia do tworzenia list zawodów, które ze względu na sytuację lokalnego rynku pracy mogą być czasowo lub trwale wyłączone z możliwości powierzania pracy cudzoziemcom. Takie rozwiązanie ma na celu ochronę miejsc pracy dla obywateli Polski i Unii Europejskiej, szczególnie w regionach o wysokim bezrobociu. W praktyce oznacza to, że nawet jeśli pracodawca dysponuje odpowiednim zezwoleniem, może nie uzyskać zgody na zatrudnienie cudzoziemca w zawodzie objętym ograniczeniem. Listy te mają być publikowane w formie rozporządzeń i będą aktualizowane w zależności od sytuacji rynkowej. Dla firm oznacza to konieczność śledzenia nie tylko ogólnokrajowych regulacji, ale również lokalnych uwarunkowań. Najczęściej ograniczenia mają dotyczyć takich branż jak handel, gastronomia czy niektóre usługi, gdzie lokalne bezrobocie jest szczególnie wysokie.
Branże sezonowe – zatrudnianie cudzoziemców w praktyce
Wielu pracodawców z branż sezonowych – jak rolnictwo, ogrodnictwo, gastronomia czy turystyka – opiera swoją działalność na pracy cudzoziemców. W szczycie sezonu to właśnie obywatele Ukrainy, Gruzji, Mołdawii czy Azji stanowią znaczący odsetek pracowników fizycznych, pomocniczych czy obsługujących ruch turystyczny. Według szacunków, w niektórych gminach rolniczych aż 60% zatrudnionych w okresie letnim to osoby z zagranicy. W przypadku gastronomii i hotelarstwa sezonowego – liczba ta sięga nawet 40%, szczególnie w rejonach nadmorskich i górskich. Nowe przepisy nie zakazują takiego zatrudnienia, ale znacznie podnoszą próg odpowiedzialności formalnej. Przedsiębiorcy muszą bardzo dokładnie pilnować, aby każdy pracownik miał legalny pobyt, prawidłowo sporządzoną umowę oraz aktualne zgłoszenie do urzędu. Niezastosowanie się do tych wymogów, nawet przy dużej rotacji kadr, może skutkować wysokimi karami finansowymi – od 3 tys. zł wzwyż za każdą osobę zatrudnioną niezgodnie z przepisami.
Obowiązki informacyjne i terminy – większa presja na pracodawców
Nowa ustawa przewiduje także skrócenie terminów zgłaszania informacji o zmianach w zatrudnieniu cudzoziemców. Jeśli osoba nie podejmie pracy, zrezygnuje z niej wcześniej niż na 2 miesiące przed końcem zezwolenia, lub zakończy współpracę, pracodawca musi poinformować odpowiedni urząd w ciągu maksymalnie 2 miesięcy. W przypadku zatrudnienia na podstawie zezwolenia na pobyt i pracę – termin ten wynosi zaledwie 15 dni. Dodatkowo pracodawca zobowiązany jest do zgłaszania zakończenia umowy lub niepodjęcia pracy także w systemie elektronicznym. W praktyce oznacza to konieczność stałego monitorowania statusu zatrudnionych cudzoziemców oraz prowadzenia bardzo dokładnej dokumentacji. Każde niedopatrzenie może zostać zakwalifikowane jako naruszenie warunków dopuszczalności, co z kolei skutkuje grzywną lub wstrzymaniem możliwości dalszego powierzania pracy cudzoziemcom. Warto także zaznaczyć, że pośrednicy pracy czy agencje delegujące pracowników również są objęci tymi obowiązkami – ich rola jako organizatorów zatrudnienia nie wyłącza ich z odpowiedzialności.
Kontrole bez zapowiedzi – rosnące uprawnienia inspekcji
Państwowa Inspekcja Pracy oraz Straż Graniczna zyskały dodatkowe uprawnienia w zakresie kontroli legalności zatrudnienia. Od czerwca 2025 roku mogą one przeprowadzać kontrole bez wcześniejszego powiadomienia, a ich zakres został rozszerzony. Oznacza to, że każda firma zatrudniająca cudzoziemców może spodziewać się kontroli w dowolnym momencie – także w weekend czy w godzinach nocnych, jeśli charakter pracy tego wymaga. Kontrola obejmuje zarówno dokumentację kadrową, jak i rzeczywiste warunki zatrudnienia, a nieprawidłowości mogą skutkować poważnymi konsekwencjami – nie tylko finansowymi, ale też administracyjnymi, np. zakazem dalszego zatrudniania obcokrajowców. Zwiększony zakres nadzoru ma na celu wyeliminowanie patologii rynku pracy, takich jak zatrudnianie „na czarno”, zaniżanie stawek czy niewywiązywanie się z obowiązków wobec pracowników. W interesie każdego pracodawcy leży więc, by zatrudnienie cudzoziemców było nie tylko legalne, ale też zgodne z aktualnym stanem faktycznym – z właściwą formą umowy, pełnym ubezpieczeniem i jasnym zakresem obowiązków.